Per HR e datore di lavoro
Nel gestionale aziendale arriva la notifica. Nella Lista Documenti puoi controllare lo stato della firma e ritrovare il PDF firmato.
Firma elettronica dei documenti HR
Contratti e documenti firmati dai dipendenti, direttamente dall’app.
Con Consultala HR la firma elettronica dei documenti ai dipendenti avviene in un unico flusso. Tu invii il PDF, il dipendente riceve la notifica nell'app e firma dal telefono con verifica dell'identità e codice OTP. Poi ritrovi il documento firmato nella dashboard.
- Notifica nell’app
- Conferma con OTP
- Stato della firma sempre visibile
Firma elettronica dei documenti ai dipendenti
- Che cos’è
- È la funzione di Consultala HR che ti permette di inviare un documento PDF a un dipendente e di riceverlo firmato elettronicamente, senza stampare né scansionare.
- Come firma il dipendente
- Dall’app Consultala HR: apre il documento, fotografa il documento d’identità richiesto e conferma con un codice OTP ricevuto sul cellulare.
- Cosa vede l’azienda
- Nella Lista Documenti vedi lo stato di ogni invio, da firmare o firmato. Inoltre la copia firmata resta anche nell’area del dipendente.
- Come si attiva
- Il pacchetto firme si acquista a parte rispetto alla piattaforma. Durante la demo ricevi le condizioni dal nostro team.
Invia i documenti in firma elettronica ai dipendenti
Per prima cosa selezioni il dipendente e carichi il PDF. Poi indichi dove va la firma direttamente nell'anteprima del documento. Alla fine controlli i dati e invii: il dipendente riceve subito la notifica nell'app.
Dopo, dalla Lista Documenti, vedi a colpo d'occhio cosa è già firmato e cosa resta ancora in attesa.
Scopri la gestione dei documenti ai dipendentiCome firma il dipendente dall’app
- Riceve la notifica nell’appApre la richiesta e legge il documento inviato dall’azienda.
- Fotografa il documento d’identità richiestoSegue il passaggio di verifica previsto dal percorso.
- Conferma con il codice OTPInserisce il codice monouso ricevuto sul cellulare e conferma la firma.
Nella demo puoi vedere ogni passaggio, dal gestionale aziendale all'app del dipendente.
Una firma,
Tutto Sincronizzato in Tempo Reale.
Quando il dipendente completa la firma, la conferma arriva anche all'azienda. Il documento firmato resta disponibile sia nel gestionale HR sia nell'app del dipendente.
Per il dipendente
Nell’app sullo smartphone resta la copia del documento firmato, disponibile nella propria area documenti.
Firma elettronica e documenti dei dipendenti: cosa dice l’interpello n. 2/2026
Il Ministero del Lavoro, il 30 settembre 2026 ha chiarito che si possono gestire in digitale gli adempimenti documentali, distinguendo tra consegna e sottoscrizione.
Come è stata disciplinata la procedura?
- Documenti disponibili in un’area riservata
La consegna digitale è ammessa con accesso sicuro, documenti disponibili e integri, data tracciata e presa visione quando è richiesta.
- Identificazione e firma sono passaggi distinti
L'accesso con SPID o CIE da solo non equivale alla sottoscrizione del documento.
- L’OTP può far parte di una soluzione di firma avanzata
Il Ministero richiama l'uso di un codice monouso su un dispositivo sotto il controllo esclusivo del firmatario, all'interno di un processo conforme.
- Contano anche le evidenze del processo
Identificazione, informativa, integrità del documento e conservazione delle evidenze devono risultare verificabili.
L'app di Consultala HR rende semplice e veloce per il dipendente la verifica e la conferma con OTP.
Consulta il testo ministerialeScegli la soluzione giusta per la tua azienda
Se vuoi vedere il percorso di firma e ricevere le condizioni del pacchetto, prenota una demo con il nostro team che ti illustrerà nel dettaglio la nostra offerta.
Domande frequenti sulla firma elettronica dei documenti ai dipendenti
Cos’è la firma elettronica dei documenti ai dipendenti?
È il modo per far firmare ai dipendenti contratti e altri documenti senza carta. Con Consultala HR l'azienda invia il PDF, il dipendente lo firma dall'app con verifica dell'identità e codice OTP, e il documento firmato viene salvato nelle due dashboard.
È valida per i contratti di lavoro?
L'interpello richiama la firma avanzata, qualificata o digitale, oppure un processo con le garanzie dell'art. 20, comma 1-bis, del CAD. Il controllo riguarda l'intera soluzione e i requisiti del documento. Nella demo puoi conoscere il percorso di Consultala HR.
La firma è inclusa nella prova gratuita?
No. La prova gratuita riguarda la piattaforma Consultala HR. Il pacchetto firme si compra a parte: in demo ti mostriamo come funziona e ti diamo le condizioni.
Il dipendente deve usare SPID o CIE?
No. Il dipendente si identifica fotografando il documento richiesto e conferma la firma con un codice OTP sul suo dispositivo.
Quali documenti posso far firmare?
I contratti di lavoro e gli altri documenti caricati dall'azienda. Per ciascun documento vanno verificati i requisiti di forma e i termini previsti.
Come posso vedere il funzionamento?
Prenota una demo: in circa 15 minuti vedi il percorso lato azienda e lato dipendente e ricevi le condizioni del pacchetto.
Firmiamo ora
il tuo primo documento!
Partiamo da un documento della tua azienda e seguiamo insieme tutto il percorso: dall'invio alla copia firmata.
